Standard Operating Prosedur (SOP) Studend Center Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta

Standard Operating Prosedur (SOP)

Studend Center

Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga

Yogyakarta

	STANDAR OPERATING PROCEDURE	KODE SOP SC-01
JUDUL SARANA DAN PRASARANA DI STUDE CENTER		TANGGAL DIKELUARKAN MEI2012
AREA STUDENT CENTER UIN SUNAN KALIJAGA		No.REVISI : 01

1.      PENDAHULUAN

a.      Latar Belakang

Salah satu sasaran RENSTRA SC UIN Sunan Kalijaga adalah semakin mantapnya kesehatan organisasi dan otonomi universitas.  Sasaran ini diarahkan pada peningkatan mutu manajemen Student Center yang mencakup seluruh aspek manajemen, yaitu UKM, sumber daya (mahasiswa, keuangan, sarana dan prasarana, dan informasi) dan mutu, pada setiap jenjang agar Studend Center mampu menyelenggarakan seluruh kegiatannya secara mandiri dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Untuk mencapai sasaran tersebut, diperlukan suatu prosedur operasional yang jelas dan standar bagi semua pihak yang terlibat dalam pencapaian sasaran renstra tersebut. Praktik-praktik baik yang telah berlangsung di Studend Center perlu distandarisasi dan didokumentasikan agar menjadi acuan bagi manajemen dalam menjalankankan tugas dan fungsinya serta menjamin keberlangsungan implementasi praktik-praktik baik tersebut, meskipun terjadi  transisi kepemimpinan manajerial.

Terkait dengan sasaran RENSTRA SC dalam rangka mengatur sarana dan prasarana. Maka SC akan membangun standarisasi sistem layanan yang dapat meningkatkan  efisiensi dan efektifitas kinerja UKM – UKM di SC serta mampu memberikan berbagai informasi yang dibutuhkan oleh berbagai pihak untuk kepentingan proses pemanfaatan atau pemakaian sarana dan prasarana di SC. Untuk menuju kepada standarisasi layanan perlu diciptakan terlebih dahulu sistem manual terstandar atau semacam Standard Operating Prosedur (SOP) untuk seluruh layanan yang ada sehingga dapat dipahami oleh semua pihak yang terlibat di dalamnya.

b.      Tujuan

Standard Operating Prosedur (SOP) pada dasarnya adalah pedoman yang berisi prosedur-prosedur operasional standar yang ada dalam suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa semua keputusan dan tindakan , serta penggunaan fasilitas-fasilitas proses yang dilakukan oleh orang-orang dalam organisasi berjalan secara efisien dan efektif, konsisten, standar dan sistematis. Dengan adanya sistem manual standar atau (SOP) diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas kinerja layanan yang diberikan oleh Student Center UIN Sunan Kalijaga. Dengan adanya instruksi kerja yang terstandarisasi maka semua kegiatan layanan pemanfaatan sarana dan prasarana akan dapat dilakukan secara konsisten oleh siapapun yang sedang bertugas melakukan layanan. Layanan-layanan yang berbelit dan tidak jelas prosedur operasinya akan semakin terminimalisir. Disamping konsistensi layanan hal lain yang akan dihasilkan adalah efisiensi dan efektifitas kerja. Dengan prosedur yang terstandar setiap pengguna saranadanprasaranamaupun staf yang memberi layanan akan dapat memanfaatkan ataupun melakukan pemanfaatan yang semakin hari semakin baik dan semakin cepat karena terjadinya proses pembelajaran yang secara terus menerus terjadi selama proses pemanfaatan sarana dan prasarana. Dengan demikin dapat dipastikan melalui SOP ini akan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja layanan di Student Center UIN Sunan Kalijaga.

2.      DISKRIPSI DAN RUANG LINGKUP

Layanan yang diberikan di Student Center UIN Sunan Kalijaga, yakni layanan yang diberikan kepada calon mahasiswa/mahasiswa mulai dari perekrutan mahasiswa baru, kuliah sampai pada layanan terakhir sebelum mahasiswa meninggalkan UIN yaitu wisuda. SOP yang dihasilkan adalah SOP Perekrutan anggota UKM, SOP Pemanfaatan sarana dan prasarana, SOP Pengembangan UKM baru. 

A.     DEFINISI

Sarana prasarana = Alat-alat danlapangan/media inventaris yang difasilitasi olehUniversitas untuk digunakan dan dimanfaatkan sebagaimana mestinya.

Mahasiswa                     : Mahasiswasebagaikonsumenataupengguna yang berhakmemanfaatkansemuafasilitas yang tersediadenganseizinpihak yang berwenang.

UKM                              :  Sebagaiperantaradalam proses peminjamansaranadanprasaranasesuaidenganbidang UKMnyamasing-masing.

SC                                  : SC sebagaipihakpengelolasaranaprasarana UKM

sekaliguspihak yang paling berwenangmemberikanizindalampenggunaansaranaprasarana

DevisiPengelola             : Sebagaipihak yang bertanggungjawabdalamperawatanataupengelolasaranadanprasarana.

PROSEDUR DAN TANGGUNGJAWAB

Kegiatan	Mahasiswa	UKM	SC	Divisipengelola
A.  Pengajuan Peminjaman
1.      Suratpengantar peminjaman
2.      Konfirmasi pihak SC
B.  Pelaksanaan
1.         Pembimbingan dari divisi sarana prasarana
2.         Tanggung jawab peminjam